Dieetwensen van gasten verzamelen voor jullie bruiloft

Waarom dieetwensen vooraf uitvragen?

Een cateraar kookt niet ter plekke uit de losse pols. Ingrediënten worden ingekocht, gerechten per gang voorbereid en de bediening krijgt van tevoren te horen wie wat krijgt. Een vegetarisch hoofdgerecht of een notenvrij dessert regelen op de dag zelf lukt soms, maar lang niet altijd. Bij een echte allergie wil je dat risico niet nemen.

Daarnaast is het gewoon gastvrij. Een gast die glutenvrij eet en een eigen bord krijgt dat net zo verzorgd is als dat van de rest, voelt zich welkom. Een gast die bij het buffet moet raden wat hij kan eten, niet.

Wanneer vragen jullie het uit?

Begin bij de cateraar, niet bij de gasten. Vraag in het eerste gesprek wanneer zij het definitieve overzicht van aantallen en dieetwensen willen hebben. Dat verschilt per cateraar en locatie. Reken daarna terug: jullie eigen deadline voor gasten ligt een tot twee weken eerder, zodat er tijd is om achter mensen aan te gaan.

Een voorbeeld, uitgaande van een cateraar die het overzicht vier weken voor de bruiloft wil hebben:

• −12 wk Uitnodigingen versturen, met de vraag naar dieetwensen en een duidelijke datum.
• −8 wk Korte herinnering aan iedereen die nog niets heeft doorgegeven.
• −6 wk Jullie deadline. De lijst gaat dicht.
• −5 wk Nabellen of appen naar wie niets heeft ingevuld, onduidelijke antwoorden checken.
• −4 wk Overzicht naar de cateraar, gesplitst per gang of per tafel.
• −1 wk Laatste check met de cateraar, samen met de definitieve tafelindeling.

Welke opties bieden jullie aan?

Een vaste keuzelijst werkt beter dan een open vraag. Gasten vinken sneller iets aan dan dat ze een zin typen, en jullie krijgen antwoorden die je kunt optellen. Zet er altijd een toelichtingsveld bij voor de details.

Voorkeur, intolerantie of allergie?

Voor de keuken maakt het veel uit of iemand liever geen vlees eet of dat een spoortje pinda een ziekenhuisbezoek kan betekenen. Vraag daarom in de toelichting expliciet naar de ernst: "Is het een voorkeur, of moet de keuken ook op sporen letten?" Dat ene zinnetje scheelt de cateraar veel vragen achteraf.

Voorbeeldteksten voor de uitnodiging en trouwkaart

Op een trouwkaart is weinig ruimte. Eén of twee zinnen is genoeg, zolang er een datum in staat en gasten weten waar ze het kwijt kunnen. Kopieer gerust en pas de datum en het adres aan.

Noem altijd een concrete datum, nooit "zo snel mogelijk". En zet de link naar jullie site direct onder de zin. Hoe jullie dat netjes op de kaart krijgen, met of zonder QR-code, lezen jullie in trouwwebsite op de trouwkaart.

Zo sturen jullie het overzicht naar de cateraar

Vraag eerst in welke vorm de cateraar het wil hebben. De meeste keukens denken in twee richtingen: per gang (hoeveel van wat moet er gemaakt worden) en per tafel (wie krijgt welk bord).

Per gang

Zet bovenaan de totalen: aantal daggasten, aantal avondgasten en per gang hoeveel afwijkende borden. Bijvoorbeeld: hoofdgerecht: 72 standaard, 6 vegetarisch, 2 veganistisch, 1 glutenvrij. Daarmee kan de keuken inkopen en plannen.

Per tafel

Wordt er aan tafel geserveerd, dan wil de bediening weten bij wie het afwijkende bord hoort. Koppel het overzicht daarom aan jullie tafelindeling.

• Zet ernstige allergieën apart bovenaan, met naam en tafel, zodat niemand ze over het hoofd ziet.
• Maak een apart blok voor avondgasten met wat er geldt voor de hapjes en de snack.
• Vergeet andere leveranciers niet. Komt de bruidstaart of het dessertbuffet van iemand anders, stuur hen dan ook de relevante allergieën.
• Vraag om een bevestiging en hoe de keuken afwijkende borden op de dag herkenbaar maakt.

Veelgemaakte fouten

• Avondgasten vergeten. Ook op het feest wordt gegeten. Een gast met een notenallergie wil weten of de bitterballen of de taart veilig zijn.
• Kinderen vergeten. Vraag ouders om voor elk kind apart in te vullen, inclusief eventuele allergieën. Kinderen eten vaak een eigen menu, dus de keuken moet het aantal ook weten.
• Alleen een "anders"-veld. Dan krijgen jullie antwoorden als "geen varken, beetje glutenvrij" en moeten jullie alles zelf vertalen. Een keuzelijst met toelichting voorkomt dat.
• Eén antwoord voor een heel stel. "Wij eten alles behalve vis" klopt vaak maar voor één van de twee. Laat iedere gast apart invullen.
• Geen deadline. Zonder datum blijft de vraag liggen tot de week voor de bruiloft.
• Late wijzigingen niet doorgeven. Krijgen jullie na de deadline nog een wijziging binnen, stuur die dan direct en apart door. Wacht niet tot de laatste check.

Neem allergieën serieus, maar speel geen dokter

Jullie hoeven geen voedingsdeskundige te zijn, en dat wordt ook niet van jullie verwacht. Jullie rol is doorgeven: precies wat de gast heeft ingevuld, inclusief de toelichting, zonder het zelf in te korten of te interpreteren. Of een gerecht veilig is, beoordeelt de keuken.

Twijfelen jullie of de cateraar een wens goed begrijpt? Vraag dan of de gast het goed vindt dat de cateraar rechtstreeks contact opneemt. Gasten met een ernstige allergie weten zelf het beste wat ze nodig hebben, en een kort gesprek met de chef werkt beter dan berichten via drie personen. Vraag de cateraar ook welke allergenen in elk gerecht zitten, dan kunnen jullie gasten op de dag zelf naar de bediening verwijzen.

Zo werkt het met onze trouwwebsite

Elke trouwwebsite van Jouw Digitale Bruiloft heeft een dieetwensenformulier, in alle pakketten. Zo werkt het:

• Gasten vullen het formulier in op jullie site. Voor- en achternaam, dieetwensen of allergieën en een toelichting. Zonder app en zonder account, op hun eigen telefoon.
• Jullie krijgen een overzicht per e-mail. Geen losse appjes meer die jullie moeten terugzoeken.
• Alles op één plek. Dezelfde link brengt gasten ook naar het programma, de locatie en de quiz. Met aparte wachtwoorden zien daggasten en avondgasten alleen wat voor hen geldt.

Het overzicht uit de mail zetten jullie zelf om naar de indeling die de cateraar wil, per gang of per tafel. Benieuwd hoe zo'n site eruitziet? Bekijk het trouwwebsite voorbeeld of zie wat de pakketten kosten op de pagina prijzen.